Si subcontrata transportes, generar el DeCA digital es solo el primer paso

Publicado: 6 de octubre de 2026 · Verificado contra la Ley 9/2025, la Orden FOM/2861/2012, la Resolución de 5 de junio de 2026 y la LOTT (todas enlazadas al BOE).

Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo (DeCA) del transporte público de mercancías por carretera debe ser digital. Muchas herramientas se centran en una parte del problema: generar el documento. Resulta necesario, pero no es suficiente.

El motivo es que los requisitos técnicos están definidos y son verificables, mientras que la dificultad real comienza a partir de ese punto.

Los requisitos técnicos son la parte más sencilla

La Resolución de 5 de junio de 2026 establece qué características debe reunir el documento electrónico. Se trata de una relación breve y comprobable:

• Archivo PDF de tamaño no superior a 5 MB.
• Un código QR incluido en el propio PDF, con una dirección web única y específica del documento.
• Dicha dirección, bajo HTTPS con TLS 1.2 o superior.
• Conservación de los ficheros durante al menos un año.

Son requisitos concretos, y un documento que los cumpla constituye un buen punto de partida. Sin embargo, nada dice sobre quién lo emite, desde dónde, ni quién podrá acreditarlo posteriormente.

El DeCA no lo emite una única persona

En una empresa de transporte u operador logístico, el DeCA de un servicio no procede de un solo puesto. Intervienen quien encarga el servicio, quien lo gestiona desde la oficina, el subcontratado que lo ejecuta y el conductor que lo porta en el vehículo. La propia norma contempla esta realidad.

El artículo 7 de la Orden FOM/2861/2012 distribuye la responsabilidad entre dos figuras:

• De la falta de formalización del documento responden ambas: el cargador contractual y el transportista efectivo. El cargador contractual solo queda exento si acredita que el documento fue emitido.
• Cada una responde de los datos que le corresponden: el cargador contractual, de los de las letras a), b), c) y d) del artículo 6; el transportista efectivo, de los de las letras e), f) y g).

De ello se desprende una consecuencia que condiciona cualquier herramienta: los datos deben ser introducidos por quien responde de ellos, y quien encarga el servicio debe poder demostrar que el documento existe. Haber limitado la intervención a la contratación del transporte no constituye una defensa.

A ello se suma una segunda disposición. El artículo 141.17 de la LOTT tipifica como infracción grave la carencia, la falta de diligenciado o la falta de datos esenciales de la documentación de control, y alcanza a las empresas que no velen por que sus conductores dispongan de la documentación obligatoria en los controles en carretera. La multa prevista para esta infracción oscila entre 401 y 600 euros (art. 143.1.d). La responsabilidad no recae únicamente sobre quien conduce.

Dónde falla la gestión en la práctica

El problema es de naturaleza operativa antes que jurídica. Cuando el subcontratado emite el documento en su propio sistema, en una hoja de cálculo o remite un PDF por mensajería:

• no es posible conocer cuándo se emitió ni quién lo hizo;
• resulta imposible acreditar el hecho si es requerido;
• los datos que debería haber introducido quien responde de ellos los introduce un tercero;
• y conservar durante un año una conversación de mensajería no equivale a disponer de un sistema de archivo.

El documento existe, pero la cadena no lo gestiona. Esa es la diferencia entre un generador de PDF y una herramienta concebida para la operativa.

Cinco cuestiones para valorar si una herramienta sirve a toda la cadena

1. ¿Puede el subcontratado acceder con credenciales propias, o es preciso remitirle documentación por correo y recoger el resultado manualmente?
2. ¿Cada usuario visualiza y modifica únicamente lo que le corresponde? Un subcontratado no tiene por qué acceder a los servicios de otros.
3. ¿Queda registrado quién emitió cada documento y en qué momento? Es la prueba que exige el artículo 7.1.
4. ¿Se adapta al modo de trabajo de la empresa? Si cada servicio debe transcribirse manualmente, el proceso no es ágil. Debería poder importarse desde una hoja de cálculo o desde el sistema que ya se utiliza.
5. ¿Dispone el conductor del documento en su dispositivo móvil, incluso sin cobertura? Es quien lo exhibe en el control de carretera.

Una herramienta limitada a generar el PDF no da respuesta a ninguna de las cinco.

Qué significa «ágil» en este contexto

No equivale a «rápido». Significa que el documento acompaña a la operativa en lugar de obligarla a detenerse:

• quien encarga el servicio lo solicita desde su propio acceso;
• la oficina lo gestiona y lo conserva;
• el subcontratado emite los servicios que se le asignan, con sus propias credenciales;
• el conductor lo porta en su dispositivo móvil, con su código QR.

Cada eslabón de la cadena trabaja sobre el mismo sistema, desde su propio acceso, sin intercambiar ficheros.

La propuesta de MovingCert

MovingCert incorpora un portal para subcontratados: acceden con credenciales propias, emiten los servicios que se les asignan y queda constancia de quién emitió cada documento. La asignación de permisos a cada usuario la aplica el servidor, y no únicamente la interfaz. Los servicios pueden importarse desde Excel o CSV, o conectarse con el TMS o el ERP mediante API y webhooks; y el conductor trabaja desde una aplicación disponible en Google Play y en el App Store.

No pretendemos que sea la única vía posible. Sostenemos que estas son las cuestiones que conviene plantear a cualquier herramienta antes de elegirla.

Si su empresa trabaja con subcontratados y desea aclarar quién emite el DeCA de cada servicio, puede escribirnos a soporte@movingcert.com.

Fuentes oficiales

• Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible (disp. trans. 8.ª) — BOE
• Orden FOM/2861/2012, documento de control del transporte de mercancías (arts. 1, 2, 6, 7 y 9) — BOE
• Resolución de 5 de junio de 2026 (características de los documentos electrónicos de control administrativo) — BOE-A-2026-12784
• Ley 16/1987 (LOTT), texto consolidado (arts. 141.17 y 143.1.d) — BOE

Aviso. Este artículo es información divulgativa elaborada por MovingCert a partir de los textos oficiales enlazados, y recoge el texto vigente a 6 de octubre de 2026. No constituye asesoramiento jurídico; para su caso concreto, consulte con un profesional. Última revisión: 6 de octubre de 2026.