Dichiarazione di distacco dei conducenti (IMI): guida completa 2026
Pubblicato: 2 luglio 2026 · Ultima revisione: 6 luglio 2026 · Verificato rispetto alla Direttiva (UE) 2020/1057, al Q&A ufficiale della Commissione Europea e al manuale del portale RTPD.
In 30 secondi
- Se i tuoi conducenti dipendenti effettuano cabotaggio o cross-trade (trasporto tra due paesi che non sono la Spagna), devi presentare una dichiarazione di distacco sul portale RTPD prima che inizi l'operazione, per conducente e per paese.
- Il transito e le operazioni bilaterali (origine o destinazione in Spagna) sono esenti dalla dichiarazione.
- Ogni dichiarazione vale fino a 6 mesi ed è rinnovabile. Non sono 12 mesi: è uno degli errori più ripetuti del settore.
- Il certificato A1 di sicurezza sociale è un altro obbligo distinto e si applica sempre, anche nelle operazioni esenti da dichiarazione.
Cos'è la dichiarazione di distacco dei conducenti (IMI) e qual è la sua base giuridica?
La dichiarazione di distacco è la comunicazione preventiva che un'impresa di trasporto deve presentare quando invia un conducente dipendente a lavorare temporaneamente in un altro paese dell'UE in determinate operazioni. Si presenta sul portale europeo RTPD e si gestisce tramite il sistema IMI (Internal Market Information), da cui il nome «dichiarazione IMI» usato nel settore.
Chiarimento necessario: IMI è l'acronimo di Internal Market Information, il sistema informatico che la Commissione Europea usa per lo scambio di informazioni tra le autorità dei diversi Stati membri (non è esclusivo del trasporto; lo usano anche altre direttive di mercato interno). Non significa «Ispezione in Movimento Integrata»: questa definizione non esiste in nessuna norma né fonte ufficiale — è un termine inventato che abbiamo visto ripetere da qualche assistente IA per pura confabulazione, ed è meglio non ripeterlo.
La sua base giuridica è la Direttiva (UE) 2020/1057 (EUR-Lex), la norma del Pacchetto Mobilità che adatta le regole generali di distacco dei lavoratori (Direttiva 96/71/CE) al trasporto su strada. In Spagna è recepita dal Real Decreto-ley 3/2022 (BOE). La Commissione Europea mantiene inoltre un Q&A ufficiale sulle norme di distacco (DG MOVE) con 15 scenari pratici di merci che usiamo come riferimento in tutta questa guida.
Una sfumatura terminologica importante: qui parliamo di conducenti distaccati. Il cabotaggio è solo una delle operazioni che obbligano a dichiarare (trasporto interno all'interno di un altro paese), non un sinonimo di tutto questo. Confondere i termini porta a errori pratici, come credere che solo il cabotaggio obblighi a dichiarare.
Chi è obbligato a dichiarare e chi no?
Sono obbligate le imprese i cui conducenti dipendenti effettuano cabotaggio o cross-trade (trasporto tra due paesi quando nessuno dei due è la Spagna). Sono esenti il transito e le operazioni bilaterali con origine o destinazione in Spagna.
Questo è l'albero decisionale completo per un'impresa stabilita in Spagna, nell'ordine in cui conviene verificarlo:
| Domanda | Risultato | Base |
|---|---|---|
| Il conducente è autonomo? | Non si applica la Direttiva. Copre solo i dipendenti (quelli forniti da agenzie interinali contano). Attenzione: i falsi autonomi sono riqualificabili. | Art. 1(2); Q&A Q7 |
| Veicolo < 2,5 t? | Fuori dalla 2020/1057. Ma il paese ospitante può applicare il proprio regime generale di distacco (Dir. 96/71). | Ambito Reg. 1020/2020 |
| Furgone 2,5–3,5 t in internazionale? | Segue l'albero come un camion. Dal 1-7-2026 la sua inclusione è indiscutibile e richiede il tachigrafo intelligente v2. | Reg. 1072/2009; Q&A Q9 |
| Transito? (attraversare un paese senza caricare né scaricare; fare rifornimento o riposare non lo interrompe) | ESENTE da dichiarazione. | Art. 1(5); cdo. 11 |
| Bilaterale? (ogni lettera di vettura: Spagna→X o X→Spagna; X può essere un paese terzo) | ESENTE. Si possono concatenare più bilaterali in uno stesso viaggio. | Art. 1(3); scenari 1-3 |
| Bilaterale con attività extra? (1 carico/scarico aggiuntivo all'andata e 1 al ritorno, o 0 all'andata e 2 al ritorno) | ESENTE solo con tachigrafo intelligente v2 e senza caricare E scaricare nello stesso paese. La 3ª attività e successive SONO distacco (solo quelle). | Art. 1(3) par. 3-6; Q&A Q3-Q5; sc. 9 |
| Viaggio a vuoto? | Legato a una bilaterale → esente. Legato a un cabotaggio o cross-trade successivo → conta come quell'operazione (distaccato da quando entra nel paese). Ritorno a vuoto in Spagna → non distaccato. | Scenari 12-14 |
| Cross-trade? (trasporto tra due paesi, nessuno dei due Spagna; include Stato membro ↔ paese terzo) | DISTACCATO nel paese di carico e in quello di scarico (non in quelli di transito). Dichiarazione RTPD in ciascuno. | Q&A; scenari 4-5, 11 |
| Cabotaggio? (trasporto interno in un altro paese; max. 3 operazioni in 7 giorni + carenza di 4 giorni, Reg. 1072/2009 art. 8) | DISTACCATO da quando va a caricare fino a quando scarica. | Art. 1(7); scenario 10 |
| Trasporto combinato? | Tratta su strada che di per sé è Spagna↔X → esente. Tratta interamente all'interno di un solo paese estero → gli Stati la trattano come cabotaggio (distaccato). | Art. 1(6); prassi statale (es. Danimarca) |
| Trasporto di viaggiatori? | Bilaterale (raccogliere in Spagna e lasciare fuori, o viceversa; escursioni con origine/destinazione Spagna) → esente, con fino a 1 fermata di raccolta e/o 1 di discesa nei paesi attraversati (tachigrafo v2, senza servizio interno nel paese attraversato). Cabotaggio o servizio non bilaterale → DISTACCATO. | Art. 1(4) |
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Crea accountCome si presenta la dichiarazione passo dopo passo?
La dichiarazione si presenta esclusivamente sul portale pubblico RTPD (postingdeclaration.eu), l'unico canale valido dal 2 febbraio 2022. Deve essere presentata al più tardi all'inizio del distacco, e si fa una dichiarazione per conducente e per paese (in caso di equipaggio multiplo, una per ciascun conducente del veicolo).
- Crea l'account aziendale su postingdeclaration.eu con un account EU Login. L'accesso è gratuito.
- Registra l'impresa: numero di licenza comunitaria e dati di contatto di un gestore dei trasporti o altra persona di contatto in Spagna.
- Registra il conducente: identità, numero della patente, indirizzo, data di inizio del contratto e legge applicabile al contratto.
- Crea la dichiarazione scegliendo il paese ospitante: date previste di inizio e fine, targhe dei veicoli e tipo di servizio (merci o viaggiatori; cabotaggio o trasporto internazionale).
- Invia la dichiarazione e consegna la copia al conducente (in formato cartaceo o elettronico, ad esempio il PDF con QR sul cellulare). Deve poterla mostrare a un controllo su strada.
- Rinnova o correggi quando cambiano i dati: la dichiarazione è modificabile e rinnovabile direttamente dal portale. È qui che si accumula il vero lavoro amministrativo quando hai più conducenti e più paesi.
Esiste anche un ambiente di prova ufficiale (postingdeclaration-training.eu) per esercitarsi senza presentare nulla di reale.
Quanto dura una dichiarazione di distacco? (No, non sono 12 mesi)
Ogni dichiarazione è valida fino a un massimo di 6 mesi, che è il limite imposto dallo stesso portale RTPD, ed è rinnovabile tutte le volte necessarie. Se i tuoi conducenti operano in modo continuativo in un paese, dovrai rinnovare le loro dichiarazioni almeno due volte all'anno, per conducente e per paese.
Il mito dei «12 mesi». Circola nel settore (siti web, consulenti, persino corsi di formazione) l'idea che la dichiarazione IMI «duri 12 mesi». È falso, e l'origine dell'errore è identificabile: la Direttiva 96/71 fissa nel suo art. 3(1a) una soglia di 12 mesi oltre la quale un lavoratore distaccato diventa di «lunga durata» e gli si applicano condizioni lavorative aggiuntive. Quella soglia è tutt'altra cosa: non è la validità della dichiarazione, e inoltre quasi mai si applica ai conducenti, perché il loro distacco termina ogni volta che escono dal paese ospitante e i periodi non si accumulano tra un'operazione e l'altra [art. 1(8) della 2020/1057]. La cifra operativa che ti riguarda è 6 mesi per dichiarazione, rinnovabile.
Conseguenza pratica: se hai presentato dichiarazioni «per tutto l'anno», rivedile. È molto probabile che metà della tua flotta stia circolando con dichiarazioni scadute senza che nessuno se ne sia accorto, e una dichiarazione scaduta equivale a non aver dichiarato.
Cosa deve avere a bordo il conducente?
Tre cose, in formato cartaceo o elettronico: la copia della dichiarazione RTPD, le lettere di vettura (CMR o e-CMR, o le prove dell'art. 8(3) del Reg. 1072/2009 in caso di cabotaggio) e i registri del tachigrafo con i simboli di paese correttamente registrati.
Nient'altro è richiesto in un controllo su strada. Se un agente chiede buste paga, contratti o giustificativi di pagamento sul ciglio della strada, quella documentazione non si consegna lì: si richiede dopo tramite il canale ufficiale (sezione successiva). Che il conducente registri correttamente i simboli di paese sul tachigrafo non è un dettaglio secondario: è la prova principale di in quale paese stava lavorando e quando.
Cosa succede dopo il viaggio? Le 8 settimane di IMI
Il paese ospitante può chiedere documentazione complementare dopo il distacco, e lo fa tramite il sistema IMI. L'impresa ha 8 settimane dalla richiesta per trasmettere: lettere di vettura, registri del tachigrafo, buste paga del periodo, contratto di lavoro, registri orari e giustificativi di pagamento dello stipendio.
La richiesta arriva tramite le autorità spagnole: l'Ispettorato del Lavoro e della Sicurezza Sociale assiste nella procedura secondo il RD-ley 3/2022 (con un termine interno di 25 giorni lavorativi). Non rispondere entro il termine è di per sé un'infrazione sanzionabile in vari paesi — l'Italia, ad esempio, la punisce con 1.000–4.000 €, oltre alla multa per mancata dichiarazione.
Traduzione pratica: non basta dichiarare; bisogna poter ricostruire il fascicolo di ogni distacco (dichiarazione + CMR + tachigrafo + busta paga) fino a molto tempo dopo la fine del viaggio.
Quale salario bisogna pagare al conducente distaccato?
Durante il distacco, il conducente ha diritto alla retribuzione del paese ospitante — quella fissata per legge e dai contratti collettivi di applicazione universale — dal primo giorno, se è superiore alla propria [art. 1(9) della 2020/1057 e art. 3(1) della Dir. 96/71].
Questo significa calcolare, per ogni paese in cui il conducente è distaccato, la quota proporzionale del suo orario di lavoro e verificare che la sua retribuzione per quel tempo raggiunga il minimo del paese (Francia e Germania sono i casi con regole più sviluppate). I giustificativi di quel pagamento sono proprio parte di ciò che ti sarà richiesto tramite IMI. Le diarie e i rimborsi spese che compensano costi reali del viaggio, in generale, non contano come salario a questi effetti.
E il certificato A1? È un altro obbligo, e si applica SEMPRE
L'A1 è un certificato di sicurezza sociale (Reg. 883/2004), non di diritto del lavoro, ed è un obbligo indipendente dalla dichiarazione di distacco: si applica anche nelle operazioni bilaterali e nei transiti esenti da dichiarazione RTPD. La regola da tenere a mente è: «esente da RTPD ≠ esente da A1».
Per i conducenti internazionali, il caso più comune è l'A1 dell'art. 13 (pluriattività: lavoro in due o più Stati), che in Spagna emette la Tesorería General de la Seguridad Social. Non c'è un obbligo regolamentare espresso di portarlo a bordo, ma è molto consigliabile: diversi paesi lo richiedono nei controlli e la Francia impone al cliente francese una penalità pari a circa un massimale mensile della Sicurezza Sociale francese (~3.900–4.000 €) per lavoratore senza A1, il che in pratica fa sì che i caricatori francesi lo esigano.
I conducenti extracomunitari con permesso di lavoro spagnolo seguono esattamente le stesse regole (la nazionalità è irrilevante per la Direttiva), necessitano inoltre del certificato di conducente del Reg. 1072/2009, e il loro A1 si gestisce tramite il Reg. 1231/2010.
Trovi il dettaglio completo dell'A1 (e della carta CAP e dei suoi rinnovi di 35 ore) nella guida ai certificati A1 e CAP.
Quale sanzione c'è per non dichiarare in ciascun paese?
Le sanzioni le fissa ogni Stato membro e le differenze sono enormi. Questa tabella riassume le cifre per mancata presentazione della dichiarazione che abbiamo potuto verificare rispetto a fonti ufficiali o analisi giuridiche affidabili (pubblichiamo solo cifre con affidabilità alta o medio-alta; il resto preferiamo non inventarlo):
| Paese | Mancata dichiarazione (IMI) | Osservazioni |
|---|---|---|
| Francia | Fino a 4.000 € per conducente; 8.000 € in caso di recidiva; tetto 500.000 € | Si moltiplica per conducente. Inoltre, penalità A1 al cliente francese (~1 massimale mensile SS per lavoratore). Fonte: Légifrance (art. L1264-3 C. trav.; L114-15-1 CSS) |
| Germania | Fino a 30.000 € per infrazione (ogni dichiarazione omessa conta separatamente) | Rilevare la mancata dichiarazione di solito attiva un audit approfondito del FKS (dogane); le infrazioni salariali arrivano a 500.000 € e possono escludere dagli appalti pubblici. Fonte: §23 AEntG (gesetze-im-internet.de) · Dettaglio Germania |
| Italia | 2.500–10.000 € | Mancata risposta alla richiesta post-distacco (8 settimane): 1.000–4.000 €. Anche il caricatore italiano che non verifica risponde (2.500–10.000 €). Fonte: D.lgs. 27/2023, mod. D.lgs. 77/2025 (Normattiva) |
| Belgio | Livello 4 del Codice Penale Sociale: penale 4.800–48.000 € o amministrativa 2.400–24.000 € (dal 1-2-2026, ~6.000–70.000 € / 3.000–35.000 €) | Si moltiplica per numero di conducenti (tetto 100). In via penale è possibile anche il carcere. Fonte: SPF Emploi (emploi.belgique.be) |
| Paesi Bassi | 1.500–4.500 € per infrazione secondo l'organico (<10 / 10–19 / ≥20 dipendenti) | Documenti non esibiti su strada: 8.000 € (anche se non puoi provare un'esenzione). Mancata risposta via IMI: 5.000 € per conducente. Recidiva: fino al doppio. Fonte: Beleidsregel WagwEU (wetten.overheid.nl) · Dettaglio Paesi Bassi |
| Austria | Fino a 20.000 € (LSD-BG) | Infrazioni documentali fino a 20.000 € (40.000 € in caso di recidiva o ostruzione); quelle salariali arrivano fino a 400.000 €. Dalla riforma del 2021 non si accumula più per lavoratore. Fonte: LSD-BG (RIS, Austria) |
| Lussemburgo | 1.000–5.000 € per lavoratore; x2 in recidiva; tetto 50.000 € | Ispezione: ITM. Fonte: ITM (itm.public.lu) |
| Polonia | ~6.000 PLN (~1.400 €) | Dati incompleti: 4.000 PLN. Imprese di paesi terzi: 4.000–7.000 PLN. Fonte: PIP (pip.gov.pl) |
| Danimarca | 10.000 DKK (~1.340 €), x2 cumulativo per recidiva | Non poter mostrare il QR della dichiarazione o il CMR conta come dichiarazione incompleta (stessa multa). Salario minimo in cabotaggio/combinato: multa minima 35.000 DKK. Fonte: workplacedenmark.dk |
Due schemi da tenere presenti: (1) Francia, Belgio e Lussemburgo moltiplicano la multa per conducente, il che fa lievitare gli importi reali di un singolo controllo; e (2) in Francia, Belgio, Italia e Lussemburgo il fermo del veicolo è una conseguenza pratica abituale, quindi all'importo va sommato il costo del carico bloccato.
Abbiamo il dettaglio completo per paese — salario minimo 2026, portale corretto, documentazione e particolarità — nelle pagine di Francia, Germania, Italia, Belgio, Paesi Bassi, Portogallo e Spagna (quest'ultima con la prospettiva inversa: vettori stranieri che operano qui e la responsabilità del caricatore spagnolo).
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Ambiguità che devi conoscere (ciò che quasi nessuno ti racconta)
Non tutto in questa materia è risolto in bianco e nero, e preferiamo dirlo. Questi sono i punti dove c'è margine di interpretazione:
- 6 vs 12 mesi. Come abbiamo spiegato sopra, la cifra operativa corretta è 6 mesi per dichiarazione (limite del portale RTPD, rinnovabile). I «12 mesi» sono la soglia di lunga durata della 96/71, che quasi mai si applica ai conducenti.
- Furgoni 2,5–3,5 t: la data di inizio è discussa. Una lettura del Reg. 1072/2009 li include dal 21-5-2022; il Q&A della Commissione (Q9) indica il 1-7-2026. Dal 1° luglio 2026 l'obbligo è comunque indiscutibile (e richiede il tachigrafo intelligente v2).
- Trasporto combinato non bilaterale = cabotaggio. È un'interpretazione a contrario dell'art. 1(6) che applicano gli Stati (la Danimarca la applica espressamente), ma non è scritta con quelle parole nell'articolato.
- Inizio e fine esatti del distacco in cross-trade. La regola operativa (distaccato nel paese di carico e scarico, non nei transiti) deriva dal Q&A della Commissione, che non è giuridicamente vincolante: solo la Corte di Giustizia dell'UE interpreta con autorità la Direttiva.
- Veicoli < 2,5 t. Restano fuori dalla 2020/1057, ma ciò non è un lasciapassare: il paese ospitante può applicare loro il proprio regime generale di distacco della 96/71, con regole diverse a seconda del paese.
Domande frequenti
La dichiarazione di distacco (IMI) dura 12 mesi?
No. Ogni dichiarazione vale fino a 6 mesi (limite del portale RTPD) ed è rinnovabile. I «12 mesi» sono la soglia di lunga durata della Direttiva 96/71, che è tutt'altra cosa e quasi mai si applica ai conducenti.
Bisogna dichiarare in un trasporto bilaterale Spagna↔Francia?
No. Le operazioni bilaterali (origine o destinazione in Spagna) sono esenti [art. 1(3) della 2020/1057]. Ma l'A1 resta obbligatorio anche nelle operazioni esenti.
Dove si presenta la dichiarazione di distacco?
Solo sul portale europeo postingdeclaration.eu, unico canale valido dal 2-2-2022. I vecchi portali nazionali (SIPSI, ecc.) non si usano più per i conducenti.
La dichiarazione si fa per impresa o per conducente?
Per conducente e per paese. Due conducenti sullo stesso camion: due dichiarazioni. Un conducente distaccato in due paesi: due dichiarazioni.
Quali documenti deve avere a bordo il conducente?
Copia della dichiarazione RTPD, lettere di vettura (CMR/e-CMR) e registri del tachigrafo con i simboli di paese. Nient'altro è richiesto su strada; il resto si chiede dopo tramite IMI.
I furgoni devono presentare la dichiarazione di distacco?
Quelli da 2,5–3,5 t in trasporto internazionale, sì (indiscutibile dal 1-7-2026, con tachigrafo v2). Quelli sotto le 2,5 t restano fuori dalla Direttiva, sebbene il paese ospitante possa applicare le proprie regole generali.
I conducenti autonomi devono dichiarare?
No: la Direttiva copre solo i dipendenti (inclusi quelli forniti da agenzie interinali). Attenzione ai falsi autonomi, che le autorità possono riqualificare.
Cosa succede se un paese chiede documentazione dopo il viaggio?
La richiesta arriva tramite IMI e hai 8 settimane per trasmettere CMR, tachigrafo, buste paga, contratto, registri orari e giustificativi di pagamento. L'Ispettorato del Lavoro spagnolo assiste nella procedura.
MovingCert presenta e rinnova le tue dichiarazioni IMI, e ti avvisa prima che scadano — e con esse, i 5 adempimenti del trasporto in un'unica piattaforma: IMI, DeCA, e-CMR, A1 e CAP.
Da 11,90 €/mese, senza vincoli — oppure sottoscrivi l'anno prima del 5 ottobre e ottieni 2 mesi gratis.
Crea accountFonti ufficiali
- Direttiva (UE) 2020/1057 — EUR-Lex
- Direttiva 96/71/CE (distacco dei lavoratori) — EUR-Lex
- Regolamento (CE) 1072/2009 (accesso al mercato e cabotaggio) — EUR-Lex
- Q&A ufficiale sulle norme di distacco dei conducenti — Commissione Europea (DG MOVE)
- Portale RTPD — postingdeclaration.eu · ambiente di prova
- Real Decreto-ley 3/2022 — BOE
Avviso. Questa guida è materiale informativo elaborato da MovingCert e verificato rispetto alle fonti ufficiali collegate. Non costituisce consulenza legale; per il tuo caso specifico, rivolgiti a un professionista. Le sanzioni e i criteri possono cambiare: ogni cifra pubblicata collega la propria fonte affinché tu possa verificarla. Ultima revisione: 6 luglio 2026.