DeCA: il documento di controllo digitale obbligatorio dal 5 ottobre 2026

Pubblicato e rivisto: 2 luglio 2026 · Verificato rispetto alla Ley 9/2025, all'Orden FOM/2861/2012, alla Risoluzione del 5 giugno 2026 e all'Orden TRM/282/2026 (tutte collegate al BOE, il bollettino ufficiale spagnolo).

Cos'è il DeCA?

Il DeCA (documento elettronico di controllo amministrativo) è la versione digitale del documento di controllo che già accompagna obbligatoriamente ogni spedizione di trasporto pubblico di merci su strada in Spagna dal 2013. Non cambia il contenuto né l'obbligo: cambia il supporto, che dal 5 ottobre 2026 deve essere elettronico.

Il documento di fondo resta quello dell'Orden FOM/2861/2012 (BOE), emanato in sviluppo dell'articolo 222.2 del ROTT: un documento che si formalizza per ogni spedizione, con i dati del suo articolo 6 (parti, origine, destinazione, merce, targa, data), e che deve poter essere mostrato in un controllo su strada. Ciò che fa la Ley 9/2025, del 3 dicembre, sulla Mobilità Sostenibile (BOE) nella sua disposizione transitoria ottava è stabilire che, a 10 mesi dalla sua entrata in vigore, quel documento smette di poter essere portato in formato cartaceo. Tale termine scade il 5 ottobre 2026, e non è stata approvata alcuna proroga né alcun regime transitorio.

La stessa digitalizzazione riguarda anche il trasporto di viaggiatori, il cui foglio di viaggio (Orden FOM/1230/2013) passa anch'esso al formato digitale. Questa guida si concentra sul documento di controllo delle merci, che è quello che riguarda la stragrande maggioranza delle imprese.

Il settore è pronto? Secondo un sondaggio di Fenadismer e Continental tra circa 750 professionisti, solo il 17% si sente pronto per il cambiamento. Se fai parte dell'83% restante, questa guida e la checklist finale sono per te.

Chi è tenuto al DeCA?

È tenuto chi effettua trasporto pubblico di merci su strada interno, cioè con origine e destinazione in Spagna. Ciò include sia le imprese spagnole nei loro traffici nazionali sia le imprese straniere quando effettuano cabotaggio all'interno della Spagna (trasporti interni spagnoli sotto la propria licenza comunitaria).

Restano fuori, per le eccezioni dell'articolo 2.1 dello stesso Orden FOM/2861/2012, tra gli altri:

• I trasporti esenti da autorizzazione (ad esempio quelli effettuati con veicoli leggeri sotto la soglia di autorizzazione).
• I traslochi.
• La corriere espresso e i servizi di consegna di caratteristiche simili.
• Gli spostamenti di veicoli in avaria.

Quali requisiti tecnici ha il DeCA?

Li fissa la Risoluzione del 5 giugno 2026, della Direzione Generale dei Trasporti su Strada e Ferrovia (BOE-A-2026-12784), pubblicata nel BOE il 12 giugno. In sostanza: un PDF nativo con un QR che permetta a qualsiasi agente di scaricare il documento all'istante, senza credenziali né registrazioni.

Due note pratiche. Primo, questa Risoluzione abroga quella precedente del 22 maggio 2023 ed elimina la comunicazione preventiva del dominio di download che quella prevedeva: un adempimento in meno. Secondo, il requisito che manderà in crisi più sistemi artigianali non è il PDF, bensì la disponibilità: l'URL del QR deve rispondere quando l'agente lo scansiona sul ciglio della strada, il che richiede un repository online affidabile durante il trasporto e la settimana successiva, e un archivio ordinato durante l'anno seguente.

Come si mostra il DeCA in un controllo su strada?

Il conducente mostra il PDF sul cellulare o sul tablet e l'agente scansiona il QR incorporato, che scarica il documento direttamente sul proprio dispositivo. Qui sta il punto (e l'esigenza) del sistema: il controllo non dipende da ciò che si vede sullo schermo del conducente, ma dal fatto che l'URL del QR risponda all'istante, via HTTPS e senza richiedere credenziali.

Da questa meccanica derivano tre conseguenze pratiche da interiorizzare prima di ottobre:

• La copertura di rete conta: chi scarica è l'agente con il proprio dispositivo, quindi il documento deve essere ospitato su un servizio accessibile da qualsiasi rete, non sull'intranet dell'impresa.
• Il controllo non finisce sul ciglio della strada: la finestra di disponibilità di 7 giorni di calendario dopo il trasporto esiste proprio per le verifiche successive; se il tuo URL smette di funzionare dopo lo scarico della merce, sei in violazione anche se il viaggio è andato bene.
• Portare anche una copia stampata è facoltativo e può aiutare come cortesia, ma non sostituisce il DeCA: dal 5 ottobre 2026 il formato richiesto è quello elettronico.

Chi è responsabile di ciascun dato del DeCA?

Dal 29 marzo 2026 la responsabilità è ripartita per norma: il caricatore contrattuale risponde dei dati delle lettere a) - d) dell'articolo 6 e il vettore effettivo di quelli delle lettere e) - g). Lo stabilisce l'Orden TRM/282/2026, del 25 marzo (BOE-A-2026-7128), che modifica l'articolo 7 dell'Orden FOM/2861/2012.

Oltre alla ripartizione per dati, entrambi rispondono del fatto che il documento venga emesso. Il caricatore contrattuale si esonera solo se dimostra che il documento è stato effettivamente emesso. E una sfumatura importante nelle catene di subappalto: gli obbligati sono i due estremi reali della catena — chi commissiona la spedizione e chi materialmente la trasporta —, non gli intermediari.

La conseguenza operativa è che il DeCA non è un adempimento che il vettore possa risolvere da solo, né che il caricatore possa scaricare delegandolo: bisogna concordare con ciascun cliente chi inserisce quali dati e in quale sistema, e che quel sistema lasci traccia del fatto che il documento è stato emesso. Se lavori con molti caricatori diversi, quell'accordo operativo è la parte del progetto che richiede più tempo: comincia da lì.

Che multa c'è per non avere il DeCA?

Non è stata creata una sanzione specifica «per non avere il DeCA»: si applica il catalogo generale della LOTT per la documentazione di controllo, secondo il suo testo consolidato (BOE). Con quel regime, i riferimenti sono questi:

Tieni presente che la sanzione si applica per spedizione e per controllo: un importo unitario moderato smette di esserlo quando ogni camion fermato su strada è un verbale potenziale, ogni giorno. E dal 5 ottobre 2026, portare il documento in formato cartaceo equivale, ai fini pratici, a non portarlo nel formato richiesto.

Precisazione onesta: l'applicazione di questi tipi al DeCA è la lettura ragionevole del regime vigente della documentazione di controllo, non un catalogo specifico nuovo. Verifica la numerazione e gli importi nel testo consolidato della LOTT collegato prima di prendere decisioni basate su di essi.

Come mi adeguo al DeCA? (Inclusa l'opzione gratuita)

La prima cosa che devi sapere, perché non tutti te lo diranno: l'adempimento in sé non costa denaro. Non c'è tassa, non c'è omologazione da pagare, e lo stesso Ministero dei Trasporti spagnolo offre una via di emissione gratuita — pensata soprattutto per autonomi e piccole flotte — che puoi consultare nella sua pagina ufficiale del DeCA. Se emetti pochi documenti e non hai bisogno di integrarli con altro, quell'opzione può bastarti, e preferiamo dirtelo chiaramente.

Quando conviene una piattaforma? Quando il DeCA smette di essere un PDF isolato e diventa parte della tua operatività:

• Volume: se emetti decine di documenti al giorno, digitarli uno a uno in un modulo non scala; ti serve l'emissione da API o Excel e modelli per cliente e percorso.
• Integrazione con l'e-CMR: un e-CMR che contenga i dati dell'articolo 6 vale anche come documento di controllo (articolo 2.2 dell'Orden FOM/2861/2012), quindi la soluzione efficiente è emettere un solo documento che assolva entrambe le funzioni. Qui trovi la nostra guida sull'e-CMR.
• Il resto degli adempimenti del viaggio: se i tuoi conducenti hanno anche bisogno di dichiarazioni di distacco (IMI), certificati A1 o controllo delle scadenze del CAP, gestire tutto in un unico pannello evita lo sport nazionale di rincorrere documenti in cinque posti diversi.
• Archivio verificabile: la norma richiede disponibilità (trasporto + 7 giorni) e conservazione (≥ 1 anno); una piattaforma seria ti dà il repository, il QR sempre operativo e lo storico verificabile senza che tu debba allestire un'infrastruttura.

Questo è esattamente ciò che fa MovingCert: emette il tuo DeCA conforme alla Risoluzione del 5 giugno 2026, fuso con l'e-CMR in un'unica emissione, con verifica pubblica tramite QR (qualsiasi agente scarica il documento al primo scan) e documenti disponibili in 14 lingue per i controlli fuori dalla tua provincia o con conducenti di qualsiasi origine. E trattandosi di una suite, lo stesso pannello gestisce le tue dichiarazioni IMI, i tuoi A1 e le scadenze del CAP.

Checklist: preparati prima del 5 ottobre

Lo vuoi in una pagina da stampare e ripassare con il tuo team? Scarica la checklist DeCA 2026 in PDF — gratis e senza registrazione.

• Fai l'inventario della tua operatività interna: quali traffici con origine e destinazione in Spagna effettui, quanti documenti di controllo emetti al mese e chi li compila oggi.
• Scarta le eccezioni: verifica se parte della tua attività è esente (veicoli esenti da autorizzazione, traslochi, corriere espresso) e documenta il perché.
• Concorda con ciascun caricatore la ripartizione dei dati richiesta dall'Orden TRM/282/2026 (caricatore: lettere a–d; vettore: lettere e–g) e mettilo per iscritto.
• Scegli lo strumento — la via gratuita del Ministero o una piattaforma — e verifica che generi PDF nativo di ≤ 5 MB con QR incorporato.
• Prova il QR come lo proverebbe un agente: scansionalo con un cellulare estraneo alla tua rete; il PDF deve scaricarsi al primo tentativo, via HTTPS, senza utente né password.
• Organizza l'archivio: disponibilità dell'URL durante il trasporto e 7 giorni in più, e conservazione di almeno 1 anno.
• Forma conducenti e traffico: come portare il DeCA sul cellulare o sul tablet e come mostrarlo a un controllo.
• Fai una simulazione a settembre: emetti il DeCA in parallelo al cartaceo su percorsi reali per una o due settimane e correggi ciò che non funziona prima che diventi obbligatorio.

Domande frequenti

Ci sarà una proroga del DeCA?

No. La data deriva dalla disposizione transitoria ottava della Ley 9/2025 (10 mesi dalla sua entrata in vigore) e non è stata approvata alcuna proroga né regime transitorio. Pianificare contando su un rinvio significa scommettere l'esito di un controllo su una voce di corridoio.

Il DeCA è la stessa cosa del CMR o lo sostituisce?

No: il CMR documenta il contratto di trasporto e il DeCA è un documento di controllo amministrativo spagnolo. Ma un e-CMR che contenga i dati dell'articolo 6 vale anche come documento di controllo (art. 2.2 dell'Orden FOM/2861/2012): un solo documento elettronico ben costruito assolve entrambe le funzioni.

Un PDF scansionato vale?

No. La Risoluzione esige un PDF nativo (generato elettronicamente) di massimo 5 MB. La scansione o la foto della lettera di vettura cartacea non rispetta il requisito.

Serve un'app omologata dal Ministero?

Non esiste omologazione né registro di fornitori: emissione libera rispettando la specifica tecnica. Se qualcuno ti vende la propria soluzione come «omologata» o «ufficiale», diffida.

E se effettuo trasporto internazionale?

Secondo l'interpretazione maggioritaria del settore (CETM), l'internazionale resta fuori e continua con il CMR, sebbene esista qualche lettura discordante: confermalo per il tuo caso nella FAQ ufficiale del Ministero. E non dimenticare gli obblighi propri dell'internazionale (CMR, IMI, A1).

Chi emette il DeCA, il caricatore o il vettore?

Entrambi rispondono del fatto che venga emesso (Orden TRM/282/2026): il caricatore contrattuale, inoltre, dei dati a)–d) dell'articolo 6, e il vettore effettivo di quelli e)–g). Il caricatore si esonera solo dimostrando che il documento è stato emesso.

Per quanto tempo va conservato il DeCA?

Almeno 1 anno. E l'URL del QR deve permettere di scaricarlo durante tutto il trasporto e i 7 giorni di calendario successivi.

Emettere un DeCA ha un costo?

L'adempimento non ha costo: senza tasse, senza omologazione e con una via gratuita del Ministero. Una piattaforma si paga per ciò che aggiunge (volume, e-CMR fuso, archivio verificabile, API), non per il permesso di emettere.

Fonti ufficiali

• Ley 9/2025, del 3 dicembre, sulla Mobilità Sostenibile (disp. trans. 8.ª) — BOE
• Orden FOM/2861/2012, documento di controllo del trasporto merci — BOE
• Risoluzione del 5 giugno 2026, DGTC e Ferrovia (specifica tecnica del DeCA) — BOE-A-2026-12784
• Orden TRM/282/2026, del 25 marzo (responsabilità sul documento di controllo) — BOE-A-2026-7128
• Ley 16/1987 (LOTT), testo consolidato — BOE
• Pagina ufficiale del DeCA — Ministero dei Trasporti spagnolo · FAQ ufficiale del DeCA

Avviso. Questa guida è materiale informativo elaborato da MovingCert e verificato rispetto alle fonti ufficiali collegate. Non costituisce consulenza legale; per il tuo caso specifico, rivolgiti a un professionista. I criteri interpretativi (in particolare la portata sul trasporto internazionale) e gli importi sanzionatori possono cambiare: ogni affermazione normativa collega la propria fonte affinché tu possa verificarla. Ultima revisione: 2 luglio 2026.